メモや書類の整理〜「超」整理法に学ぶ整理の仕方

読書

こんにちは!ドイツに住んでフリーランスしながらとあるオフィスで事務をしているshirousagiです。

色々仕事をしながらブログも書いているので頭の中が常に複数の問題を抱えていて・・・メモを常備する、書類をわかりやすく整理することが欠かせません!

そんな中、先日、最近はまっている「積読」消化プロジェクト(勝手に命名)の一環として、購入して10年はたっているかと思われる本をやっとの思いで手に取りました。

その本とは1993年に出版されてベストセラーになった、野口悠紀雄氏の「『超』整理法」です。

続編の時間編の方は本を購入してすぐに読んだのですが、情報の整理法である「超整理法」の方は日本に一時帰国しているうちに!と購入したものの、結局今まで読まずに本棚に並んでいたのです。

もったいない!

(余談ですが、時間の使い方に関しては子供の頃から興味があり、いかに時間を有効に使うか、という本はよく読んでいました。この続編も本屋で見つけてすぐに買ったのですが、本編の方は古本屋さんで100円で売られていたから買った、特に自分は読みたい、と思わずに買ったのですよ・・・だから長期に渡って読んでなくて、本当にもったいない事をしました)

情報は分類せずに時間軸に並べる

さて、前置きが長くなってしまいました。

問題の資料や書類、メモの整理の仕方はどうするか、というと

全ての情報を時間軸に並べ、時間軸をキーとして検索を行う

これです。

実は私はこの本を読む前に「情報は1冊のノートにまとめなさい」(奥野宣之・著)を読んで、メモなどを一冊のノートにまとめています。その場合、奥野さんも時間軸で(時系列を守る)ノートに書け、とおっしゃっています。

この本を読んでから、メモなどは料理レシピであろうと、ブログのネタであろうと、ダウンロードしたアプリの事であろうと、1冊のノートにズラズラと書いています。

おかげでメモをとるのが楽になり、ちょっとした事でもすぐに書いておこう!という気になっています。

が、それまでは私も情報は分類していたのですよ。

情報を分類して整理する欠点

分厚いノートを用意して、最初の方は仕事関係、途中からプライベート、最後の方はブログ関係、とかそういう感じで分類してメモを書いていました。

こんなノート(A5)を使っていました。

ところが、このやり方だと

  • ノートが分厚いので持ち運びに不便
  • どこに何を書いたのかわからなくなる
  • これはどこに書いていいのかわからなくなる

と言った問題が起きて、やり辛く、だんだん書かなくなってしまったのです。

どちらに分類していいのかわからない

野口悠紀雄氏もその著書で「こうもり問題」と名付けているのですが、情報によってはAとBの両方に当てはまる、とか、どこにも当てはまらない、といった物が出てきて、

「この情報は一体どちらに書き留めればいいのよ〜〜」と叫びたくなることも多々!でした。

どこに分類したのかわからない

どのように分類したのか、結構忘れることが多く、

例えば、仕事とプライベートのメールアドレスの情報を

  • 仕事とプライベートで分けたのか?
  • メールアドレスと他の情報で分けたのか?

わからなくなってしまって、どこを探していいのか困ってしまったこともありました。

どこに分類していいのかわからない

情報によっては、これまで扱った事のない分野の物が出てくることもあります。

そんな時、「これは、また新しいファイルを作るのがいいのだろうか?で、カテゴリーは何?

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こうして、情報を分類しようとすると色々面倒なことが起こって、結局やらなくなってしまうのですよね。

今まで、情報を色々な方法で整理してきて、どれもうまくいかなかった(途中で挫折した)のですが、

分類はせずに時系列で書き留めて置く事にしてから、

「とにかく書き留めておきたい事はこのノートに書きとめたい順番に書いておけば良いのだ!」

と、一冊のノートを常に手元に用意して、順番に書いていくようにしてから、情報のメモが捗るようになりました!

私はメモにドイツの小学4年生が使うA4の横に罫線が入ったものを使っています。

大抵のスーパーや文具店で手に入るし、安くて(今まで購入した中で一番安かったのは1冊11セント、約13円)薄くて持ち運びにも便利なのです。

書き忘れないようにしているのは書く時の日付。この日付をラベルに、パソコンに日付と記入内容のタイトルだけ入れています。そして、「どこに書いたかな?」とメモを探す時はデジタルで検索します。

料理のレシピの続きに経済の本の読書メモがあって、その後に明日書きたいブログのネタ・・・

とノートだけ見るとごちゃごちゃ感満載!ですが、分類を考えずにメモが書けるのは便利ですよ!

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