【片づけ】書類の整理〜保存期間を過ぎたものを処分

シンプルライフ

我が家は自営業を営んでいるので大切な書類が山のようにあります。主に税金関係です。

そのために地下室に一室書類ばかりを保管している場所がありますが、いくら場所があると言っても永久にすべての書類を保存しておくわけにもいきません。また、永久に保存する必要もありません。

また、すべての書類を保存しておくと、大事な書類がどこにしまわれたのかわからなくなりそうです。

今回は書類の片づけを行いました!主に銀行の残高通知書(ドイツには通帳というものはなく、紙切れです)、領収書など経理の書類です。

保存するべき期間を調べる

まずは書類の整理に先立って保存するべき期間を調べます。

ドイツでは自営業だと10年は保管しておくのが安全です。(私は専門家ではないので各自で調べてください)

個人での買い物などは2年、また保証の関係で3年位保管しておくとベターとか。(3年保証の家電は多いですね)

日本の場合や会社経営などケースによって保管するべき期間が違うと思うので、自分のケースにあった場合の保管期間を調べてくださいね。

保管するべき期間が終わった書類を捨てる

衣類や本と同様にまずは必要のないものを捨てます!

もっとも書類だと人にあげる、とかメルカリで売る、などという選択肢はなく、ひたすら捨てます。

この時大事なのが

個人データなどを読めないようにして捨てる!

そう、シュレッダーにかけます!

個人宛(自分宛て)の手紙は100円ショップで購入したスタンプで済ますことも多いです。個人情報は封筒の宛名だけ、の場合はこれです。

こういった「目隠しスタンプ」をぽんと押すだけ。

不要な書類を古紙回収容器に入れて部屋から出す

こうしてシュレッダーにかけたり、スタンプを押したり、あるいはそのまま捨てる書類に分類したものは「古紙回収容器」に入れて

とにかく部屋から出します!

ああ不用品がなくなってスッキリ!

書類が挟んであったファイルがこれまた山のように!(実際には写真の3倍はあった!)

このファイル、買うと結構なお値段がするのですが、どれも傷んでいるので処分します。

まだ保管するべき書類を種類と年ごとにまとめて棚に戻す

税務署から請求があってもすぐに取り出せるよう、書類の種類(税務署関係なのか、機械の保証書なのか、など)、そして、税務署関係は年ごとに分けて棚に並べます。

こうしておくと来年からは保管期間を過ぎた年分まとめて処分するだけで良いですよね。その1年分をまとめておいておけば「どの書類を処分するのだっっけ?」とならずにすみます。

実はこの作業がこれまで出来ていなかったのですよ・・・なので今回は書類整理に時間と体力を使いました。

来年からは1年に1回、1年分の処分ですみそうです!

ちなみに・・・

ドイツは書類の大きさがほとんどすべてA4です。日本も今はA4でほぼ統一されているかと思いますが、ドイツは昔からA4で、B5などの文具がほぼ見当たりません。

しかも文具はほとんど統一規格で、どのメーカーのものを買ってもほとんど同じ。たいていの人は書類はこんなファイルで保管しています。

ファイルの厚さもも決まっていて、5cmのものと8cmのもの。

おかげで書類の棚の見た目が簡単に揃うので便利です。こういうのがいかにもドイツっぽい。

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