私は書類をこのように整理しています

シンプルライフ

先週末は日曜日だというのに地下室に閉じこもり、書類の整理(主に処分)をしていたshirousagiです。

ミニマリストさんのブログや動画を見ると、家電などの取り扱い説明書、領収書なども保存しない、という方もいらっしゃいますが、ここは「書類の国・ドイツ」なので、(って、日本と変わらないかとも思うけれど)「保存義務」のある書類は保管しています。

他にも、意外とデジタル環境が整っていないドイツ、まだまだアナログな書類を手放すわけには行きません。(残念だけど)

特に税務署関係の書類は保管しておかないと、何が発生するかわからない、実にスリルに溢れた人生です。

が、プライベートな書類はそれほど神経をすり減らして保管しなくても良いかと思っています。

製品の保証書と銀行関係、税金関係、年金関係、卒業証書など以外は!

今回は私が自宅で、仕事関係以外の紙媒体をどのように整理しているか紹介します。

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ダイレクトメールや無料のコミュニティ新聞など

DM、私の住んでいる地域では週に2回来る無料の新聞、教会が配布する月報、寄付をしている団体の月報などは

郵便受けから取り出すとすぐに目を通して捨てます!(新聞紙以外)

(出かけようと思う時に郵便受けに入っているのを見たら、家に取り込みますが、玄関先においておいて、帰宅して一番に目を通します)

幸い、我が家の「古紙回収容器」は玄関先にあるので、郵便受けから取り出した広告は(宅配ピザの広告がやたらと多い)古紙回収容器に直行!です。(広告ビラだと家の中まで持って入らない)

無料の新聞は新聞紙として保管しています。紙媒体として新聞をとっていないので、古新聞紙が必要な時にこれを使っています。大雨で靴の中が濡れた、とか窓を磨きたい、とか古新聞紙ってまだまだ使えますよね。

雑誌

雑誌を購入するのはよいのですが、すぐに読まないと内容が古くなってしまって、もったいないことをしたなあ、と実感しているので、本棚に並べずにキッチンのカウンター席(私は一人の時、よくここでお茶にしている)にラックを設置して、このラックに入れています。

そして、お茶などの時はなるべくスマホは触らずに紙媒体で一度目を通したいものをパラパラと読んでいます。

ここには現在、断捨離をして見つけた、古くなって捨てるべきなのだろうけれど興味をひかれる記事があったから一度目を通したい、といった雑誌も置いています。休憩時に目を通して、その後はすぐに古紙回収容器へ!

定期的にこのラックの中の本はチェックします。

取り扱い説明書、保証書

家電などの保証書とか取り扱い説明書は、大きさを揃えるのが好きなドイツでもなぜか大きさが様々

中には細かい部品やCDがついている物(もう必要ないけど)もありますよね。

これらの大きさの揃っていない書類などはハンギング・ホルダーに入れて保管しています。

銀行口座の残高通知書

これはドイツ限定ですが・・・

銀行のKontoauszug(通帳のようなもの)はオンラインでも一応プリントアウトしてプライベート口座は3年分ファイルで保管します。(税務署やお店への支払い証明対策)

年ごとにファイルをまとめているので、3年たったらファイルごと処分です。

学校などからのお知らせの手紙

我が家にはもう幼稚園や小学校に通っている子供はいないのですが、我が子が小学校に通っていた頃は(その当時はデジタル化されていませんでした)学校からの手紙などは全て一つのファイル(子供ように一つ。1人に1つ)にもらったものをどんどん上に重ねてファイルしていました。ファイルは前回紹介した、ドイツでよく使われている2つ穴のファイルです。

私がなるべく使わないようにしているファイル用具

それは・・・

クリアブック

です。

ドイツだとこういった透明な袋に書類をいれてファイルに閉じることができるものが一般的です。

透明な袋なので中身がすぐにわかりますが・・・

ズボラな私は書類を見る時にこの透明な袋から取り出すのが面倒なのです!

穴を開けて直接ファイルに入れておけば楽に見れる、書き込める、捨てられるので、よほど大事な書類で穴を開ける事ができないものだけこのDokmentenfülleと呼ばれる袋に入れています。

この袋1つにに数枚書類入っているのを見たら・・・発狂しそうになります!(わざわざ袋から出さないと全ての書類を見ることが出来ない!)

それにビニールで出来ているので滑るのですよ。

日本だとこういった透明な袋が数枚本のように閉じられたファイルがよく売られていますよね。以前は私もこのクリアブックをよく使っていたのですが、中身を取り出すのが面倒になって使うのをやめました。

書類を持ち運ぶ時はクリアファイルか、このタイプの挟むだけのファイルを使っています。

書類をはさんでゴムで角を止めるだけです。

デジタル化されて紙媒体のものは必要でなくなったから、こういったファイルなどは持っていない、という方もいらっしゃると思います。

私も日に日に送られてくる紙の書類など、「これはおそらく必要ないかと思うけど・・・でももしかすると必要になるかも」という物はスキャンしてオリジナルの紙は破棄しているものもあります。

が、まだまだ「オリジナルでないとダメ」という場合もあります。

また、50代の私の周りではデジタルのデータは扱えない、という人もいます。そういった人に送るには紙に書かれた書類が必要になってきますよね。

出来るだけ余計な書類は保管したくはないのですが・・・

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